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2014年10月9日 星期四

數位時代的協作工具-Hackpad與Hackfoldr


 幾個禮拜前我在Facebook分享了我試用Hackpad的心得,事後有朋友問我覺得Hackpad好在哪裡,其實當時還有點無法回答。在他問過我後又經過這兩個禮拜的使用,也自己實際嘗試挖了幾個專案坑找人來一起完成,我想應該稍微可以來分享一點我使用的心得了。


什麼是Hackpad
 首先Hackpad是一個線上協作的平台,就好像GoogleDoc一樣,是可以讓多人同時在線上修改同一個檔案的工具,而且做出的任何修改都馬上呈現在每一台電腦上,因此不會有檔案同時編輯而把別人的內容覆蓋掉的情形。

 Hackpad的特色是具有維基和具名的性質,任何網友都可以共筆,而且你寫的文字旁邊,會註明你的身份(例如:臉書帳號或名字)

 我會注意到Hackpad也是因為從今年3月的太陽花學運,到高雄氣爆甚至最近的香港學運等重大事件中,這些數位工具都在其中扮演強大的溝通、協調的角色,這讓我從平台的使用者轉而思考如何成為創造者。


 而Hackpad的介面可以見下圖一,可以看到介面非常簡單,就好像一個普通的文件編輯器一樣。如果是複製的文字,還會將顏色、大小等格式去除,只留下純文字。
圖一

 還想知道什麼是Hackpad可以再參考下面這兩篇新手教學文章:



使用Hackpad的優點
 Hackpad相較於GoogleDoc有以下幾個優點:

 第一個優點在上面新手教學文章有提到,「hackpad的群組性比較強,能靠打標記的方式分類資料,以及在群組中用關鍵字檢索。google doc是以個別文件出發,個別設定協作者和公開方式,比較沒有群組性」。

 群組性可以看下圖二來解釋。當我在某篇文章中打出@ni之後,hackpad會搜尋是否有協作者的名稱、Email或是檔案的名稱包含「ni」這兩個字,如果有的話就會有下拉選單可以選,選人或Email就會tag那個人;如果選筆記名稱的話就會在這兩個筆記當中建立連結,點這個連結就會開啟該則筆記,未來在被連結的筆記右下角也會看到一個「Related Pads」的文字(見下圖三),可以從這裡看到有哪幾則筆記連結了這篇Pad。若不是要找協作者或Pad的話,第三個選項就是創一個新的Pad,而且點下去之後會自動以你所輸入的名稱建立檔案。

圖二

圖三


 第二個優點是Hackpad的功能非常簡單,沒有太多複雜的設定,就好像一個最基本的記事本一樣,讓你在上面思考內容,而減少花在排版、美編的時間。

 反觀GoogleDoc功能較強大,就好像電腦中的Word或Onenote一樣,可以做出一份精美排版的文件檔,但是有時我們反而會迷失在字體大小、格式等細節上而耽誤太多時間。

 兩種軟體設計概念並沒有優劣之分,而是兩個不同目標的展現,今天要交報告當然會用Word,但如果不拘格式只著重在生產力的話,為了速度快而使用Hackpad是不錯的選擇,因為你不會花太多心思在想字體、大小、顏色的事情上,而是專注在內容



 第三Hackpad只要將單獨一行的字體變成粗體,該行就會出現在螢幕右邊成為目錄,可以快速跳到那個部分繼續進行協作;此外粗體標題分成三種,可以將目錄再分層次,讓筆記內的內容更加清楚分明。會出現在右邊的目錄,可以見下圖四
圖四




Hackpad與Hackfoldr的結合
 然而Hackpad雖然不錯,但還是要跟Hackfoldr一起使用才完整!

 簡單來說hackfoldr就像是一個目錄或入口網站,可以快速的在畫面左邊建立多個連結和資料夾,把重要的和正在使用的hackpad連結放在右邊,所以在工作時可以快速的切換,有點像是專案協作時,成員們共同的我的最愛一樣。想了解更多hackfoldr可以參考hackfoldr 使用說明這篇文章。

 更精確的說,hackfoldr強大之處不只是在於連結不同pad而已,而是利用hackfoldr可以串起各個不同的服務,例如因為高雄氣爆所創的0801高雄氣爆資訊,串起了GoogleMap、UMap、網頁、Facebook、Google Doc、Hackpad、Youtube影片等等,讓這些資訊有一個統一的管理平台,讓成立一個專案變得非常快速而且有彈性。

 下圖則是香港占中活動的Hackfoldr,可以快速切換到Google map的頁面。




使用情境
 對於hackpad/hackfoldr我目前發現有以下幾個使用方式:
  • 1. 專案
 Hackfoldr用在短期的專案上非常好用,例如柯P工作坊高雄氣爆還有香港學運都在使用。尤其是每個專案可能都有相同的文件需求,所以可以製作一個「範本」,這樣每次要辦活動時就不用重零開始想需要準備什麼文件,這也是很重要的一個工作方法。

 這邊可以參考hackfoldr 災況資訊整合 SOP這份檔案,這是網友製作當有災難發生時,我們如何完整的建置網路通訊平台,協助救災與物資需求,非常值得一看!

  • 2. 大量圖文資料整理
 除了專案之外,我發現也可以用來整理大量圖文的資料。我自己會用來整理Facebook社團─皮革交流社當中的交流內容,因為許多皮友們的分享細節要透過照片來呈現,若是不儲存起來的話未來要搜尋也很困難,但是若是要存在我慣用的Evernote會容易爆每月容量,而且Evernote協作也沒有那麼方便,要專業版才有詳細共用設定。

 反觀Hackpad,它可以儲存圖片,而且沒有大小的限制,對儲存以圖片或是影片的方式來呈現細節的皮革文章來說很適合,而且在這個Workspace的檔案目的很明確,要找資料時也知道就直接來這裡找,不會讓檔案散落到各地方而難以管理,可以讓Hackpad成為社團成員共同的資料庫。

  • 3. 逐字稿分工
 幾個禮拜前的PTT訪問兩位台北市長候選人,訪問完後沒多久就看到兩位的逐字稿出現在網路上,就是靠大家分工認領幾分鐘的逐字稿檔案,然後同時在同一份檔案上進行編輯快速完成的。
 有打過逐字稿的人大概知道,一個小時的內容可能需要七、八個小時才能打完,也就是要花大約七到八倍的時間。但是透過分工協作,一個小時的政見詢問,只要你能找到30個人都來認領兩分鐘,每個人可能只要花15分鐘打完各自的部分,然後再匯整、校對,不用一個小時應該就可以完成了,參與的人數越多可以讓社群協作的威力越大!



結論
 能夠被大家所廣泛使用,hackpad與hackfoldr果然有獨到之處,在資訊的紀錄、合作上有不凡的表現,非常順暢。

 除此之外我也發現網路社群與群眾參與的力量非常非常大,而且在g0v上的許多專案都是站在「公」的立場去思考要怎麼樣做可以讓資料被更好的利用、社會進步,真的讓人相當感動,如果每個人都能夠這樣思考的話,一定能夠真的讓台灣社會改變起來。

 未來有空也會追蹤零時政府g0v上有什麼專案是我可以協助貢獻的,因為就像g0v網站上說的,「不要問為什麼沒有人作這個?先承認你就是『沒有人』,因為『沒有人』是萬能的!」


20150503補充:
其實去年Dropbox公司就已經併購Hackpad了,而在今年四月的時候,Dropbox也悄悄的告訴大家他們正在研發的新產品「Dropbox note」!根據電腦玩物站長Esor猜測這個服務應該是建立在Hackpad上的服務,相當值得期待。

有興趣的朋友不妨也可以看看Esor的這篇介紹文章《Dropbox 全新 Notes 雲端筆記,事前登錄測試開始!



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